Comment avons-nous traité/numérisé le matériel?

Tous les cahiers de coupures sont fragiles parce qu'ils ne sont pas faits de papier sans acide et que bon nombre des découpures et coupures de journaux sont aussi imprimées sur du papier que se décompose. Les cahiers de coupures de l'Île-du-Prince-Édouard se désagrègent tout particulièrement rapidement. Les pages se sont détachées du dos des cahiers et certaines des fleurs et souvenirs fragiles sont brisés. Les cahiers de coupures de Guelph sont faits de papier plus résistant et ont beaucoup moins été exposés, mais ils sont aussi trop fragiles pour être beaucoup trop manipulés. Toute personne qui les manipule doit porter des gants blancs pour que les acides de la peau n'endommagent pas davantage les matériaux vulnérables.

La création de cette exposition a donné aux archivistes et aux universitaires l'occasion de créer des images analogiques (film) de chaque page. La sélection finale des pages s'est faite après que les photographies ont été prises. Éventuellement, on fera des exemplaires de recherche et d'exposition des six cahiers de coupures, scannant les images du film pour les transférer dans un ordinateur et créer des images numériques de diverses résolutions. Au départ, nous avons décidé de créer des photographies sur pellicule plutôt que des photographies numériques pour disposer d'images de qualité d'archives que l'on pourrait ensuite scanner de diverses manières (comme avec un scanner à tambour) et à diverses résolutions.

Il a fallu beaucoup de temps pour photographier les cahiers de coupures parce qu'il fallait ouvrir un grand nombre d'objets, comme des enveloppes, des cartes de vœux, ou qu'ils comportaient plusieurs pages - comme des programmes. Certains objets ont dû être photographiés plusieurs fois.

Les cahiers de coupures de l'Île-du-Prince-Édouard ont été photographiés par Lionel Stevenson de Camera Art à Charlottetown, Î.-P.-É., sur film couleur Fuji avec un appareil de type view de 4 x 5 (étrangement semblable à celui dont Montgomery se servait probablement elle-même à Cavendish dans les années 1890; le sien était cependant équipé de plaques de verre et non de négatifs). Les cahiers de coupures de l'Ontario ont été photographiés par Dean Palmer de The Scenario à Guelph, Ontario, avec un appareil 4 x 5. Les pages des cahiers de coupures de l'Île-du-Prince-Édouard choisies ont été scannées à une résolution de 600, tout comme celles de Guelph. Les pages des cahiers de Guelph ont été envoyées à la conservatrice sur cédérom pour qu'elle puisse faire la sélection finale des images en couleurs et pour qu'on puisse isoler les centaines d'images individuelles des pages. Les concepteurs Web, Laura Powell et Peter Morrison de Virtual Art Inc. à l'Île-du-Prince-Édouard, ont utilisé des images avec filtre de protection Digimarc à une résolution de 100 de façon à ce qu'elles ne puissent être téléchargées ou reproduites illégalement puisqu'elles appartiennent aux diverses archives et aux Heirs of L.M. Montgomery, Inc.

Pour qu'une page de cahier de coupures paraisse sur un écran d'ordinateur, il faut beaucoup en réduire la taille. Nous souhaitions que les visiteurs puissent voir chaque objet dans sa taille originale et qu'ils puissent faire zoom avant pour voir l'objet d'aussi près qu'ils le verraient avec une loupe ou s'ils s'en trouvaient à quelques pieds, dans une salle d'exposition. The William Blake Archive de l'Université de la Virginie a mis au point de merveilleuses archives numériques pour les manuscrits enluminés de Blake. Les archives mettent leur technique à la disposition des établissements d'éducation et nous leur savons gré d'avoir pu l'utiliser pour cette exposition du Musée virtuel.

La Bibliothèque nationale du Canada a photographié chacune des pages couvertures de la collection Lucy Maud Montgomery de Ronald I. Cohen à l'aide d'un appareil numérique. Les photographies des pages couvertures, des dos et des pages d'identification intérieures ont été enregistrées sur cédérom sous forme de fichiers tiff à une résolution de 300 et envoyées au Musée des beaux-arts du Centre de la Confédération pour sélection finale, pour saisie des données et annotation.

Dans tout projet d'archives qui comporte plusieurs partenaires, le système électronique de classement et de recouvrement des données joue un rôle clé. Chaque établissement possède son propre système d'identification et aucun système unique ne peut fournir l'information sous la forme voulue pour une exposition virtuelle. Grâce aux conseils du personnel technique du Centre des arts de la Confédération, nous avons pu adapter FileMakerPro à cette fin, entrant manuellement plus de huit cents objets différents dans divers écrans de données. Les concepteurs ont créé des modèles pour les diverses parties de l'exposition de manière à ce que l'on puisse récupérer l'information d'identification choisie à partir d'un serveur sécuritaire. Les données figurent en anglais et en français dans tout le site.

Voir les Mentions pour consulter la liste des individus généreux, des organismes d'appui, des universitaires, des archivistes, des analystes en informatique, des concepteurs et des membres de l'équipe de projet qui ont aidé à créer cette exposition.

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